特別通知

此職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的。這個(gè)職位是受資金供應(yīng)的。

總部，非洲經(jīng)委會(huì)，西亞經(jīng)社會(huì)，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際行動(dòng)委員會(huì)或前南問(wèn)題國(guó)際法庭通過(guò)聯(lián)合國(guó)行政評(píng)估支助測(cè)試（ASAT）或全球綜合服務(wù)測(cè)試（GGST）是總干事征聘考慮的先決條件聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處的服務(wù)類(lèi)別。通過(guò)電子郵件發(fā)送一個(gè)召集，只有符合要求的候選人。

G1-G4級(jí)別的職位空缺可供內(nèi)部和外部候選人使用，包括臨時(shí)任用工作人員。但是，優(yōu)先考慮現(xiàn)有的在職工作人員。只有當(dāng)申請(qǐng)時(shí)持有固定期限或臨時(shí)任用的在職工作人員無(wú)法確定時(shí)，才會(huì)考慮新的外部候選人。

請(qǐng)注明所有工作的工作時(shí)間的百分比。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處會(huì)議管理司解釋處處長(zhǎng)辦公室。

責(zé)任

在總參謀長(zhǎng)的全面指導(dǎo)和直接監(jiān)督下，團(tuán)隊(duì)助理負(fù)責(zé)以下職責(zé)：

?執(zhí)行廣泛的辦公室支持和管理功能。 ?對(duì)日常通信和其他通信作出回應(yīng)或答復(fù);使用標(biāo)準(zhǔn)的文字處理包來(lái)生成各種大型，復(fù)雜的文件和報(bào)告。 ?監(jiān)控流程和時(shí)間表，與本單位的產(chǎn)出，產(chǎn)品，任務(wù)等相關(guān);在適用的情況下，協(xié)助驗(yàn)證所需文件的收據(jù)和準(zhǔn)確性橢圓形，簽名等，以確保符合相關(guān)法律，財(cái)務(wù)和其他要求。

?從報(bào)告，工作計(jì)劃，研究，簡(jiǎn)報(bào)會(huì)，會(huì)議/會(huì)議等各個(gè)方面進(jìn)行研究，匯編和組織信息和參考資料。

?校對(duì)文件和編輯文本的準(zhǔn)確性，語(yǔ)法，標(biāo)點(diǎn)和風(fēng)格，并遵守既定的格式標(biāo)準(zhǔn)。

?屏蔽電話和訪客;響應(yīng)中等復(fù)雜的信息請(qǐng)求和查詢(xún)（例如需要文件搜索的答案等），并且根據(jù)需要將查詢(xún)引用到適當(dāng)?shù)娜藛T進(jìn)行處理。 ?為會(huì)議，小組，董事會(huì)，委員會(huì)，會(huì)議提供秘書(shū)，行政和后勤支持，擔(dān)任自由職業(yè)口譯員的分類(lèi)委員會(huì)秘書(shū)。 ?使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)/軟件協(xié)助編寫(xiě)演示材料。

?保持日歷/日程;監(jiān)控變更并將相關(guān)信息傳達(dá)給直接工作單位內(nèi)外的適當(dāng)人員。

?郵件和其他文件的評(píng)論，記錄，分發(fā)和/或處理;后續(xù)行動(dòng)。 ?更新和維護(hù)大型通訊組列表;使用電子格式在可能的情況下監(jiān)視，準(zhǔn)備和分發(fā)各種材料，報(bào)告。 ·執(zhí)行一般管理任務(wù)，負(fù)責(zé)與服務(wù)主任的正式承諾有關(guān)的準(zhǔn)備工作，即會(huì)議，特派團(tuán)和其他活動(dòng)的安排，保留，包括準(zhǔn)備和/或處理行政申請(qǐng)/文件（例如旅行申請(qǐng)，簽證申請(qǐng)等）。

?維護(hù)文件（紙和電子）和工作單位的數(shù)據(jù)庫(kù)。幫助提供軟件和辦公設(shè)備支持。

?作為本服務(wù)解釋編程人員的后盾。

?執(zhí)行分配的其他職責(zé)。

能力

專(zhuān)業(yè)技術(shù)

- 了解一般辦公室和行政支持，包括行政管理，流程和程序。

- 表現(xiàn)為工作和成就感到自豪;

- 展示專(zhuān)業(yè)能力和掌握主題; - 認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;

- 是由專(zhuān)業(yè)而不是個(gè)人關(guān)注的動(dòng)力; - 面對(duì)困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)，表現(xiàn)出持續(xù)性;

- 在緊張的情況下保持冷靜。

TEAMWORK

- 與同事合作實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo);

- 通過(guò)真正重視他人的想法和專(zhuān)長(zhǎng)來(lái)征求意見(jiàn);愿意從別人那里學(xué)習(xí);

- 將個(gè)人議程列入個(gè)人議程之前;

- 根據(jù)最終小組決定的支持和行為，即使這些決定可能不完全反映自己的立場(chǎng);

- 團(tuán)隊(duì)成就獲得信譽(yù)，并承擔(dān)團(tuán)隊(duì)缺陷的共同責(zé)任。

客戶(hù)定位

- 將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶(hù)”，并從客戶(hù)的角度來(lái)看待事物。

- 通過(guò)獲得信任和尊重，與客戶(hù)建立和維持生產(chǎn)性合作伙伴關(guān)系。

- 識(shí)別客戶(hù)的需求，并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配。

- 監(jiān)測(cè)客戶(hù)環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題。

- 讓客戶(hù)知道項(xiàng)目進(jìn)展或挫折。

- 滿(mǎn)足向客戶(hù)提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

至少需要三（3）年一般辦公室支援或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)，最好在國(guó)際組織環(huán)境。組織和維護(hù)會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)包括設(shè)立相關(guān)的信息技術(shù)設(shè)備是可取的。

語(yǔ)言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處的工作語(yǔ)言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語(yǔ)或法語(yǔ)。對(duì)另一方的了解是可取的。了解聯(lián)合國(guó)第三種官方語(yǔ)言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估活動(dòng)，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。