特別通知

此職位的招聘是在當(dāng)?shù)剡M行的。

通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請人在申請時尚未通過GGST的申請人可以在提交申請后被邀請參加考試。在確認(rèn)有效期之前，已經(jīng)通過了總部，非洲經(jīng)委會，西亞經(jīng)社會，日內(nèi)瓦辦事處，維也納辦事處，盧旺達問題國際組織或前南問題國際法庭的英文行政評估支助考試（ASAT）。

如果考慮到外部候選人，候選人將在工作地點進行相關(guān)考試入門級考試時通過成績。

為考試而招生的旅費以及招聘旅行是候選人的責(zé)任，本組織不予退還。

延長任用期限是延長任務(wù)期限和/或資金的可用性。

組織設(shè)置和報告

該職位位于法國文本處理單位，會議管理處（CMS），管理部（DM），聯(lián)合國法語翻譯和文本處理科（FTTS）維也納辦事處（維也納辦事處）。

任職者將在該科科長的直接監(jiān)督下工作。

責(zé)任

?組織，規(guī)劃，控制，協(xié)調(diào)和監(jiān)督本單位的工作，以確保高效和有效地處理和生產(chǎn)相機 - 已經(jīng)記錄，確定優(yōu)先事項，并根據(jù)需要提供特殊說明;

?在文件，會議和生產(chǎn)管理系統(tǒng)中注冊傳入和傳出的文檔（DCPMS），以控制進出單位的工作流程并監(jiān)測期限;

?組織，規(guī)劃，協(xié)調(diào)和監(jiān)督本部對外部承包商翻譯文件進行的質(zhì)量控制任務(wù)，與負(fù)責(zé)質(zhì)量管理的主管聯(lián)絡(luò)并填寫質(zhì)量控制承包商管理申請（CMA）的報告;

?審查完成的文件，以確保符合草案和聯(lián)合國的格式和呈現(xiàn)的編輯指令和標(biāo)準(zhǔn);

?確保文件的字?jǐn)?shù)的準(zhǔn)確性;

?確保已完成的文件正確存儲在DCPMS（文件，會議和生產(chǎn)管理系統(tǒng)）中，并妥善準(zhǔn)備存檔在光盤系統(tǒng)（ODS）上，與文件控制單位的消耗臭氧層物質(zhì)聯(lián)絡(luò)點協(xié)調(diào)，它們的兼容性和使用各種軟件程序在需要時將文本轉(zhuǎn)換成不同的格式;

?維持單位/科處理的所有文件的最新記錄;

?使用DCPMS監(jiān)控單元的生產(chǎn)數(shù)據(jù);準(zhǔn)備和維護統(tǒng)計數(shù)據(jù)和記錄，并提供從DCPMS提取的各種報告; ?幫助和指導(dǎo)工作人員，包括臨時，初級和新任職員，處理基本和更復(fù)雜的文件，并培訓(xùn)工作人員使用不同的計算機應(yīng)用程序;

?管理員工績效;

?根據(jù)預(yù)測的工作量，特別提及會議，向總監(jiān)提出有關(guān)人員需求的建議，確定班次和批準(zhǔn)休假申請;

?組織新候選人的考試，以插入名冊，晉升或招聘;選擇成功的候選人，咨詢部長或參與處理招聘建議書;回答查詢和聯(lián)系候選人的可用性;

?與編輯，筆譯員，文件管理人員和咨詢?nèi)藛T聯(lián)絡(luò)文件的狀態(tài)和處理，特別是更正，提前版本等;

?與信息技術(shù)人員就IT相關(guān)事宜，要求和改進進行聯(lián)絡(luò);

?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)工作。

能力

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專業(yè)精神

：對聯(lián)合國結(jié)構(gòu)，術(shù)語和編輯實踐的全面了解。深入了解單位工作的各個方面，包括印刷標(biāo)準(zhǔn)。有效履行承諾，遵守期限，取得成果。展示了有效實現(xiàn)目標(biāo)的主動性和創(chuàng)造力。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個人關(guān)心的動力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來實現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。 ?

規(guī)劃和組織

：良好的組織能力和成熟的能力建立自己的單位工作計劃和優(yōu)先事項。能夠規(guī)劃，協(xié)調(diào)和監(jiān)督其他或更多初級員工的工作。制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級;為完成工作分配適量的時間和資源;預(yù)見到風(fēng)險，并允許在規(guī)劃時發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計劃和行動;有效利用時間。 ?

團隊合作

：良好的人際關(guān)系技巧;在多元文化，多種族環(huán)境中工作的能力，敏感和尊重多樣性。能夠與同事合作開展工作，開放分享信息。與同事合作實現(xiàn)組織目標(biāo);通過真正重視他人的想法和專長來征求意見;愿意從別人那里學(xué)習(xí);將團隊議程放在個人議程之前;支持和行動，即使這些決定可能不完全反映自己的立場;分享團隊成績信譽，承擔(dān)團隊缺陷的共同責(zé)任。

管理能力：

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管理績效

：代表適當(dāng)?shù)呢?zé)任，問責(zé)制和決策權(quán)力;確保每個工作人員的角色，責(zé)任和報告行明確;準(zhǔn)確判斷完成任務(wù)所需的時間和資源量，并將任務(wù)與技能相匹配;根據(jù)里程碑和期限監(jiān)測進展情況;定期討論業(yè)績，并向員工提供反饋和指導(dǎo);鼓勵冒險，支持創(chuàng)造力和主動性;積極支持員工的發(fā)展和職業(yè)愿望;公平評估績效。賦予其他權(quán)力的權(quán)利：代表責(zé)任，澄清期望，給工作人員在重要工作領(lǐng)域的自主權(quán);鼓勵別人制定挑戰(zhàn)性目標(biāo);讓其他人負(fù)責(zé)實現(xiàn)與其責(zé)任范圍相關(guān)的成果;真正重視員工的全部投入和專業(yè)知識;表現(xiàn)出欣賞和獎勵的成就和努力;在做出影響他們的決定時，涉及到別人。

教育

高中畢業(yè)文憑需要使用。

監(jiān)督或溝通的補充性培訓(xùn)是一個優(yōu)勢。

工作經(jīng)驗

七年來積極負(fù)責(zé)的編輯和桌面出版經(jīng)驗（打字，復(fù)印，校對和排版文件和出版物）。聯(lián)合國的編輯做法和文件程序的經(jīng)驗是非常可取的。需要使用不同軟件處理文件和出版物以及電子文本轉(zhuǎn)移的經(jīng)驗。文件生產(chǎn)系統(tǒng)的各個方面的廣泛知識是資產(chǎn)。

語言

法語優(yōu)秀，包括語法，拼寫和使用;非常好的英語工作知識必需;知道任何其他聯(lián)合國官方語言的資產(chǎn)。

評估

對合格候選人的評估可能包括評估活動，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。