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根據(jù)“聯(lián)合國(guó)工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅浮Ｒ话闶聞?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國(guó)家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國(guó)籍及其在該國(guó)的時(shí)間長(zhǎng)短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國(guó)際招聘的津貼或福利資格。

通過(guò)全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)尚未通過(guò)GGST的申請(qǐng)人可以在提交申請(qǐng)后被邀請(qǐng)參加考試。在聯(lián)合國(guó)總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，西亞經(jīng)濟(jì)社會(huì)委員會(huì)，聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國(guó)維也納辦事處，盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際刑事法庭或國(guó)際刑事法庭通過(guò)了英文行政支助評(píng)估測(cè)試前南斯拉夫或聯(lián)合國(guó)總部的聯(lián)合國(guó)會(huì)計(jì)或統(tǒng)計(jì)助理考試可以被接受代替GGST。

工作人員受秘書(shū)長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這種情況下，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期移動(dòng)到其職業(yè)中的新功能

組織。設(shè)置和報(bào)告

該職位位于采購(gòu)管理科（PMS），總部大樓（HPSS），采購(gòu)部（PD），中央支持服務(wù)辦公室（OCSS），管理部（DM）。任職者向行政干事報(bào)告。

責(zé)任

在行政主管（P-4）的直接監(jiān)督下，采購(gòu)助理負(fù)責(zé)以下職責(zé)：

- 履行投標(biāo)人員的職責(zé)：與買家聯(lián)絡(luò)，制定開(kāi)標(biāo)時(shí)間表;確保收到的投標(biāo)書(shū)/提案的機(jī)密性;按照“采購(gòu)手冊(cè)”的規(guī)定進(jìn)行透明有效的開(kāi)標(biāo)職能，并向開(kāi)采商和采購(gòu)干事/助理員提供開(kāi)標(biāo)工作的澄清和資料。

- 維護(hù)和保證安全文件的完整性：負(fù)責(zé)與合同/采購(gòu)訂單相關(guān)的履約保證金和其他銀行擔(dān)保的擔(dān)保和維護(hù);根據(jù)規(guī)定的采購(gòu)指南將原始文件提交給聯(lián)合國(guó)財(cái)政部，并維護(hù)一個(gè)準(zhǔn)確和更新的數(shù)據(jù)庫(kù);確保在合同/采購(gòu)訂單到期后返回采購(gòu)干事/助理的透明程序。維護(hù)PD合同文件數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：維護(hù)原始和簽署的合同，包括收入合同，系統(tǒng)合同和ICA;管理向申請(qǐng)人和應(yīng)付帳款的合同分配;向采購(gòu)人員提供澄清和信息。 - 響應(yīng)或起草對(duì)各種通信和其他通信的回應(yīng);使用標(biāo)準(zhǔn)的文字處理包來(lái)生成各種文件和報(bào)告。 - 向總務(wù)組提供采購(gòu)，后勤和行政支持：作為聯(lián)合國(guó)/ PD前臺(tái)接待區(qū)的支持人員，并提供協(xié)助e訪問(wèn)所有參加UN?? / PD的訪客以及UN / PD工作人員，并酌情直接;根據(jù)采購(gòu)規(guī)則接收和分發(fā)所有傳入的投標(biāo)/提案和所有其他傳入和傳出的郵件;處理每天收到的新的請(qǐng)購(gòu)單和修正案，并為PD內(nèi)適當(dāng)?shù)牟块T準(zhǔn)備新的案卷，并及時(shí)分發(fā);處理，分發(fā)和掃描與采購(gòu)訂單的收貨和郵寄有關(guān)的所有事宜。參與并有助于成功實(shí)施Umoja，IPSAS，電子招標(biāo)解決方案和影響團(tuán)隊(duì)的其他項(xiàng)目。充當(dāng)資產(chǎn)物理核查的協(xié)調(diào)中心;定期與PMICU聯(lián)絡(luò)以更新數(shù)據(jù)庫(kù)。

執(zhí)行分配的其他職責(zé)。

能力

?專業(yè)知識(shí)

：了解采購(gòu)政策，流程和程序，特別是有關(guān)購(gòu)買用品和服務(wù)。了解財(cái)務(wù)規(guī)則和條例，以及從各種標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源研究和收集信息的能力，并在給定的作業(yè)的背景下應(yīng)用良好的判斷力。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過(guò)確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

?計(jì)劃＆amp;組織

：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí);分配應(yīng)用程序完成工作的大量時(shí)間和資源;預(yù)見(jiàn)到風(fēng)險(xiǎn)，并允許在規(guī)劃時(shí)發(fā)生意外事故;根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動(dòng);有效利用時(shí)間。

?客戶定位

：將所有提供服務(wù)的人都視為“客戶端”并尋求從客戶的角度看待事物;通過(guò)獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

至少五年的采購(gòu)，行政服務(wù)或相關(guān)領(lǐng)域的工作經(jīng)驗(yàn)。信息技術(shù)的一般經(jīng)驗(yàn)和電子采購(gòu)，ERP系統(tǒng)，記錄管理應(yīng)用具體是可取的。

語(yǔ)言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書(shū)處的工作語(yǔ)言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語(yǔ)。了解另一種聯(lián)合國(guó)官方語(yǔ)言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人進(jìn)行評(píng)估可能包括評(píng)估工作，然后進(jìn)行基于能力的面試。