特別通知

工作人員受秘書長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這方面，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期遷入職業(yè)新職。

根據(jù)“聯(lián)合國(guó)工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，這一職位須接受當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國(guó)家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國(guó)籍及其在該國(guó)的時(shí)間長(zhǎng)短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國(guó)際招聘的津貼或福利資格。

通過(guò)全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國(guó)秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)尚未通過(guò)GGST的申請(qǐng)人可以在提交申請(qǐng)后被邀請(qǐng)參加考試。在聯(lián)合國(guó)總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，西亞經(jīng)濟(jì)社會(huì)委員會(huì)，聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國(guó)維也納辦事處，盧旺達(dá)問(wèn)題國(guó)際刑事法庭或國(guó)際刑事法庭通過(guò)了英文行政支助評(píng)估測(cè)試前南斯拉夫或聯(lián)合國(guó)總部的聯(lián)合國(guó)會(huì)計(jì)或統(tǒng)計(jì)助理考試可以被接受代替GGST。

組織設(shè)置和報(bào)告

該職位位于紐約總部?jī)?nèi)部監(jiān)督事務(wù)廳（監(jiān)督廳）的調(diào)查科（ID）。任職者將向調(diào)查行政干事報(bào)告。監(jiān)督廳是向秘密報(bào)告的獨(dú)立辦事處總干事和大會(huì)。關(guān)于可能違反規(guī)則或條例，管理不善，不當(dāng)行為，浪費(fèi)資源和/或?yàn)E用權(quán)力的報(bào)告，ID跟進(jìn)。調(diào)查司在全球分散在紐約，維也納，內(nèi)羅畢和恩德培以及六個(gè)外地特派團(tuán)。該司由經(jīng)常預(yù)算和支助帳戶提供資金，具有復(fù)雜的報(bào)告和預(yù)算編制要求。

責(zé)任

在授權(quán)范圍內(nèi)，行政助理將負(fù)責(zé)以下職務(wù)，以支持調(diào)查科和行政辦公室：

人力資源管理

?開展，審查，處理和跟蹤與該司在總部，辦事處的人力資源活動(dòng)全球行政有關(guān)的行動(dòng)遠(yuǎn)離總部和外地特派團(tuán)。協(xié)助審判和發(fā)展新的招聘方式，作為該部門各種招聘工作的一部分，這需要與人力資源管理廳進(jìn)行候選人篩選，評(píng)估和在線測(cè)試聯(lián)絡(luò)。協(xié)助管理全球招聘工作，協(xié)調(diào)候選人考試，安排面試，并向面試小組提供行政支持。

?支持新員工的入職過(guò)程。

?與分部訓(xùn)練主任合作，為該部門領(lǐng)導(dǎo)的入職培訓(xùn)，持續(xù)的專業(yè)發(fā)展培訓(xùn)方案和外部培訓(xùn)方案提供行政支持。

?代表Umoja的工作人員輸入時(shí)間，維護(hù)和認(rèn)證管理數(shù)據(jù)和時(shí)間和出勤記錄，辦公室假日程表，作為時(shí)間管理員，Umoja的門戶角色，創(chuàng)建缺席請(qǐng)求?代表工作人員在門戶網(wǎng)站上載支持文件。

?在行政程序，流程和做法方面向工作人員提供咨詢和指導(dǎo)，必要時(shí)與中央行政服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)

?根據(jù)“工作人員細(xì)則和條例”，審查索賠和應(yīng)享權(quán)利。

?監(jiān)督空缺通知檔案的維護(hù)工作，并跟蹤空缺通知的狀態(tài)。

?維護(hù)和審查人員配備表并準(zhǔn)備相關(guān)人員報(bào)告，以協(xié)助繼任和資源規(guī)劃。預(yù)算和財(cái)務(wù)

?作為監(jiān)測(cè)支出和撥款情況的支持措施

?從Umoja系統(tǒng)生成的報(bào)告準(zhǔn)備或定制財(cái)務(wù)報(bào)告。

?查詢貨物和服務(wù)的請(qǐng)購(gòu)單，以確保：（a）正確的支出對(duì)象已被收取，（b）資金的可用性。

總務(wù)管理

?起草署長(zhǎng)辦公室的例行信函和備忘錄?？偛亢涂偛哭k公室的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常與服務(wù)單位進(jìn)行廣泛的協(xié)調(diào)，并進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

?準(zhǔn)備，處理和跟進(jìn)公務(wù)旅行的行政安排。 ?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)的管理職責(zé)（例如，運(yùn)營(yíng)旅行計(jì)劃;監(jiān)控賬戶并向供應(yīng)商和個(gè)體承包商支付服務(wù)費(fèi)用;物理空間規(guī)劃;識(shí)別辦公室技術(shù)需求以及維護(hù)設(shè)備，軟件和系統(tǒng);組織和協(xié)調(diào)研討會(huì)，會(huì)議和翻譯）。

?安排和支持與部門小組和小組的日常會(huì)議

?管理董事的內(nèi)部呃辦公室郵件信件。

?維護(hù)各種分發(fā)列表。

合同管理

?與提供對(duì)調(diào)查支持的供應(yīng)商進(jìn)行日常管理合同，提供與面試成績(jī)單，DNA分析，指紋手寫分析以及其他法醫(yī)支持。

?處理采購(gòu)服務(wù)以及支付和監(jiān)督承包商的發(fā)票。

?準(zhǔn)備和處理所有聯(lián)合國(guó)的合同和工作單位，部門或服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)合國(guó)工作人員，包括：聯(lián)合國(guó)通行證，財(cái)產(chǎn)通行證，聯(lián)合國(guó)停車許可證，刷卡訪問(wèn)和門鑰匙。

能力

專業(yè)技能

：能夠執(zhí)行廣泛的管理職能，如預(yù)算/工作計(jì)劃，人力資源，數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。能夠?qū)⒏鞣N國(guó)際組織行政，財(cái)務(wù)和人力資源規(guī)則和法規(guī)的知識(shí)應(yīng)用于工作場(chǎng)合。在工作和成就中表現(xiàn)出自豪感;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題;認(rèn)真履行承諾，追究期限，取得成果;是由專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)心的動(dòng)力;在遇到困難的問(wèn)題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在壓力很大的情況下保持冷靜。承諾通過(guò)確保婦女和男子平等參與和充分參與工作的所有方面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

規(guī)劃與組織：制定符合商定戰(zhàn)略的明確目標(biāo);確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí);為完成工作分配適量的時(shí)間和資源;預(yù)見到風(fēng)險(xiǎn)等等計(jì)劃時(shí)發(fā)生意外事故的低點(diǎn);根據(jù)需要監(jiān)督和調(diào)整計(jì)劃和行動(dòng);有效利用時(shí)間。

客戶定位：認(rèn)為所有提供服務(wù)的人都是“客戶”，并尋求從客戶的角度來(lái)看事物;通過(guò)獲得信任和尊重，與客戶建立和維系生產(chǎn)性合作關(guān)系;識(shí)別客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配;監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以了解和預(yù)測(cè)問(wèn)題;向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折情況;滿足向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表。

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

七年的行政服務(wù)，財(cái)務(wù)，會(huì)計(jì)，審計(jì)，人力資源或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)是需要。與SAP，Umoja等企業(yè)資源計(jì)劃軟件（ERP）合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。在國(guó)際組織中有人力資源行政程序的經(jīng)驗(yàn)是可取的。與Oracle Peoplesoft，INSPIRA或類似的人力資源管理系統(tǒng)合作的經(jīng)驗(yàn)是可取的。

語(yǔ)言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書處的工作語(yǔ)言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語(yǔ)。了解另一種聯(lián)合國(guó)官方語(yǔ)言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人進(jìn)行評(píng)估可能包括評(píng)估工作，然后進(jìn)行基于能力的面試。