特別通知

根據(jù)“聯(lián)合國(guó)工作人員細(xì)則”工作人員第4.4條，本職位須經(jīng)當(dāng)?shù)卣衅?。一般事?wù)人員和有關(guān)職類的所有工作人員應(yīng)在各辦事處的國(guó)家或通勤距離內(nèi)招募，不論其國(guó)籍及其在該國(guó)的時(shí)間長(zhǎng)短如何。受當(dāng)?shù)卣衅傅墓ぷ魅藛T不具備專門適用于國(guó)際招聘的津貼或福利資格。

通過全球一般事務(wù)考試（GGST）是聯(lián)合國(guó)秘書處一般事務(wù)及相關(guān)職類招聘考試的先決條件。申請(qǐng)人在申請(qǐng)時(shí)尚未通過GGST的申請(qǐng)人可以在提交申請(qǐng)后被邀請(qǐng)參加考試。在聯(lián)合國(guó)總部，非洲經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，西亞經(jīng)濟(jì)社會(huì)委員會(huì)，聯(lián)合國(guó)日內(nèi)瓦辦事處，聯(lián)合國(guó)維也納辦事處，盧旺達(dá)問題國(guó)際刑事法庭或國(guó)際刑事法庭通過了英文行政支助評(píng)估測(cè)試前南斯拉夫或聯(lián)合國(guó)總部的聯(lián)合國(guó)會(huì)計(jì)或統(tǒng)計(jì)助理考試可以被接受代替GGST。

工作人員受秘書長(zhǎng)的授權(quán)，由他或她轉(zhuǎn)讓。在這種情況下，所有工作人員都應(yīng)按照既定的規(guī)則和程序定期移動(dòng)到其職業(yè)中的新功能

組織。設(shè)置和報(bào)告

該職位位于聯(lián)合國(guó)總部的信息和通信技術(shù)廳的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)科，并向該科行政干事提出報(bào)告。

職責(zé)

在授權(quán)下，行政助理將負(fù)責(zé)下列職務(wù)：

- 人力資源管理

?啟動(dòng)，處理，監(jiān)督，審查和跟蹤與單位人力資源活動(dòng)管理有關(guān)的行動(dòng)，例如招聘，安置，合同延期，搬遷，晉升，績(jī)效考核，工作分類審查，分離，人力規(guī)劃等，確保法規(guī)和程序的適用性保持一致。

?根據(jù)預(yù)算信息和預(yù)測(cè)，為CIC準(zhǔn)備Umoja購(gòu)物車和SES。

?作為進(jìn)入和維護(hù)外部承包商的考勤報(bào)告的協(xié)調(diào)中心，提交給賣方發(fā)票認(rèn)證。 ?向員工提供有關(guān)人力資源和行政程序，流程和做法的咨詢和指導(dǎo)，并在必要時(shí)與執(zhí)行辦公室或其他中央行政事務(wù)部門聯(lián)絡(luò)。

?維護(hù)和審查組織人員配置表，組織圖，崗位職位數(shù)據(jù)，并在必要時(shí)匯編報(bào)告。 ?收集培訓(xùn)要求，維護(hù)培訓(xùn)計(jì)劃，并處理員工培訓(xùn)申請(qǐng)表和培訓(xùn)后文件。 ?監(jiān)督支出和撥款的狀態(tài)，記錄變化和更新與人員配置，培訓(xùn)和旅行有關(guān)的預(yù)算表。

?查看相關(guān)支出情況，并與核準(zhǔn)預(yù)算進(jìn)行比較。

?查詢貨物和服務(wù)的請(qǐng)購(gòu)單，以確保（a）正確的支出對(duì)象已被收取，（b）可用資金。協(xié)助編寫預(yù)算執(zhí)行情況表。

- 一般l管理

?準(zhǔn)備，處理和跟進(jìn)有關(guān)官方旅行，員工培訓(xùn)的行政安排和表格。 ·幫助聯(lián)合國(guó)和外部承包商之間日常管理外包服務(wù)的合同。

?處理承包商發(fā)票的付款并監(jiān)控付款。

?準(zhǔn)備和處理合同和工作的所有聯(lián)合國(guó)表格和許可單位，科或部門聯(lián)合國(guó)工作人員，包括：聯(lián)合國(guó)通行證，財(cái)產(chǎn)通行證，刷卡訪問和門鑰匙。

?起草日常信函（備忘錄，電子郵件等）。 ?與服務(wù)單位進(jìn)行廣泛的協(xié)調(diào)，并與內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員，執(zhí)行辦公室和人力廳進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。

?維護(hù)規(guī)則，法規(guī)，行政指示和其他相關(guān)文件的文件。

?根據(jù)需要執(zhí)行其他相關(guān)的行政職責(zé)，例如運(yùn)營(yíng)旅行計(jì)劃;監(jiān)控賬戶和支付給供應(yīng)商和個(gè)體承包商的服務(wù);物理空間規(guī)劃;識(shí)別辦公技術(shù)需求和維護(hù)設(shè)備，軟件和系統(tǒng)。 - 信息技術(shù)

?作為協(xié)調(diào)，監(jiān)控和考察所有計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)中心的問題。

?為指定區(qū)域的相關(guān)硬件和軟件系統(tǒng)應(yīng)用程序提供基本技術(shù)支持。

?支持高級(jí)人員在Lotus Notes，Microsoft Access和基于Web的架構(gòu)等中創(chuàng)建和維護(hù)應(yīng)用軟件;

?在活動(dòng)目錄中維護(hù)用戶網(wǎng)絡(luò)帳戶，糾正用戶訪問問題，并分配適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)共享驅(qū)動(dòng)器權(quán)限和權(quán)限。

?協(xié)助員工安裝，配置和持續(xù)的計(jì)算機(jī)可用性pheral設(shè)備和軟件已建立標(biāo)準(zhǔn)。

能力

專業(yè)精神：

- 知識(shí)和應(yīng)用財(cái)務(wù)規(guī)則的能力，在聯(lián)合國(guó)環(huán)境中的條例和程序

- 在整個(gè)財(cái)務(wù)和預(yù)算功能范圍內(nèi)提取，解釋，分析和格式化數(shù)據(jù)的知識(shí)，技能和能力，包括程序開發(fā)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理，索賠和資金運(yùn)作

- 識(shí)別和解決數(shù)據(jù)差異和操作問題的能力

- 表現(xiàn)為工作和成就感到自豪;表現(xiàn)出專業(yè)能力和掌握主題

- 認(rèn)真高效地履行承諾，遵守期限并取得成果

- 以專業(yè)而不是個(gè)人關(guān)注為動(dòng)力;在遇到困難的問題或挑戰(zhàn)時(shí)表現(xiàn)出持續(xù)性;在緊張局勢(shì)中保持冷靜

- 承諾通過確保男女平等參與和充分參與工作的各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)兩性平等的目標(biāo)。

Planning＆amp;組織：

- 制定與商定的策略一致的明確目標(biāo)

- 確定優(yōu)先活動(dòng)和作業(yè);根據(jù)需要調(diào)整優(yōu)先級(jí)

- 分配適當(dāng)數(shù)量的完成工作的時(shí)間和資源

- 在規(guī)劃

時(shí)預(yù)見風(fēng)險(xiǎn)并允許意外事件 - 監(jiān)視并調(diào)整計(jì)劃和操作必要的

- 有效地執(zhí)行

客戶導(dǎo)向：

- 將所有提供服務(wù)的人都設(shè)為“客戶端”，并試圖查看從客戶的角度來看 - 建立和維護(hù)生產(chǎn)力通過獲得他們的信任和尊重，與客戶保持聯(lián)系

- 確定客戶的需求并將其與適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案相匹配

- 監(jiān)控客戶環(huán)境內(nèi)外的持續(xù)發(fā)展，以保持通知和預(yù)期問題

- 向客戶通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況或挫折

- 為客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)間表

教育

高中文憑或同等學(xué)歷。

工作經(jīng)驗(yàn)

需要至少五年的財(cái)務(wù)，預(yù)算，信息技術(shù)，行政服務(wù)或相關(guān)領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)。需要使用Umoja，SAP或其他類似ERP工具的員工管理方面的相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

語言

英文和法文是聯(lián)合國(guó)秘書處的工作語言。對(duì)于發(fā)布的帖子，需要流利的英語。法語知識(shí)是可取的。了解聯(lián)合國(guó)另一種官方語言是一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

評(píng)估

對(duì)合格候選人的評(píng)估可能包括評(píng)估活動(dòng)，可能采取以能力為基礎(chǔ)的面試。